Тайны моей записной книжки

Автор: Ольга Фомина Опубликовано: 28.03.2013 Рубрика: Женский менеджмент |

Тайны моей записной книжки

Планирование, а также хранение информации в жизни делового человека, в том числе деловой женщины, занимает наиглавнейшее место, в связи с чем часто встает вопрос: какие из планировщиков задач удобнее использовать в повседневной жизни: электронный органайзер, настольный или электронный календарь, а может, все-таки привычную или электронную записную книжку?

Nastolnij_kalendar

Некоторое время назад я рассказывала об особенностях и преимуществах   календаря от Google. Разумеется, он не всегда под рукой, даже когда пользуемся мобильными устройствами, да и некоторая информация – согласитесь – требует обработки и обдумывания стратегии решения проблем, поэтому не всегда для их решения достаточно занести какие-то задачи в календарь: нужны еще промежуточные этапы планирования.

В связи с этим хочу сегодня расписать схему своей работы со всеми подручными средствами интересующего нас назначения – вдруг пригодится кому-то из моих читателей.

Календарь от Google - для тех, кто забывчив

Итак, календарь от Гугла я продолжаю, разумеется, использовать, но все же в основном с целью НАПОМИНАНИЯ о запланированных событиях. Особенно это удобно в случае с РЕГУЛЯРНО ИЛИ ПЕРИОДИЧЕСКИ ПОВТОРЯЮЩИМИСЯ МЕРОПРИЯТИЯМИ: не нужно каждый раз вбивать их вручную в календари и отвлекаться на произвольную концентрацию на событии, чтобы случайно не пропустить момент.

Например, я забила напоминалку о времени забора дочери из детского сада не потому, что боюсь забыть о ребенке  :-), а потому, что это позволяет не отвлекаться, не смотреть после определенного часа непрерывно на часы с целью не опоздать. Я поставила напоминание на такое время, чтобы как раз успеть за оставшийся временной отрезок созвониться с мужем, определиться, кому удобнее забрать ребенка из садика, и приехать на машине из любой точки города, где может оказаться кто-то из нас двоих.

Хорош этот электронный календарь также для напоминания о мероприятиях, в которых Вы участвуете непосредственно в интернете. Там есть функция «прикрепления» к каждому событию ссылки на «место» в сети, где будет происходить событие, и после напоминания календарем, которое приходит и на мобильное устройство, и на почту, достаточно просто кликнуть по ссылке, чтобы оказаться в нужном месте.

Настенный календарь "мыслит" масштабно

Еще я работаю с настенным календарем, где расписаны основные МАСШТАБНЫЕ СОБЫТИЯ на 2-3 месяца вперед: для пущего удобства каждое получает свой статус и цвет маркера: личные – желтым, служебные университетские – зеленым, те, что касаются блога и инфобизнеса в целом – синим; особо важные – красным.

Бумажный органайзер - начало всех начал

А вот со всей «текучкой» - ежедневными одноразовыми делами, которые еще и обработать нужно, - удобнее работать в обычном бумажном ежедневнике. Хотя я допускаю, что для кого-то все равно удобнее, наверное, электронный органайзер на каком- либо мобильном устройств.

Если у Вас бумажный вариант, лучше всего разделить каждый его разворот на 7 граф – по дням недели, - или вообще взять обычный школьный дневник, устроенный именно по этому принципу. В электронном просто выбираем функцию показа недельного временного отрезка.

Такой ежедневник всегда под рукой. Туда записывается вся ОПЕРАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: срочные сиюминутные дела, телефоны и краткое содержание телефонных переговоров, последовательность дел на каждый день и т.п.

Еще я люблю не только делать записи в бумажный ежедневник, но и при необходимости дополнять эти надписи маленькими СТИКЕРАМИ: такие яркие наклейки обычно содержат либо очень оперативную информацию, занесенную туда в момент, когда ежедневник почему-то оказался неудобен или неуместен, либо информацию, которая может или должна перекочевать в другое место, например, на другой день в ежедневнике, в папку с документами и пр. (стикеры легко переклеиваются с места на место).

Потом – в конце дня или утром – эта информация обрабатывается, обкатывается в голове, сортируется и в обработанном уже виде при необходимости перемещается в гугловский электронный календарь-напоминалку и в настенные «полотнища», при одном взгляде на которые сразу видны и понятны ПЕРСПЕКТИВЫ НА БЛИЖАЙШИЕ НЕДЕЛИ И МЕСЯЦЫ.

С бумажным ежедневником работаю как с настольной книгой, которая помогает навести порядок не только на бумаге, но и разложить все по полочкам в голове. По мере выполнения дела в ежедневнике либо вычеркиваются, либо переносятся на следующие дни, либо готовят почву для ключевых записей в большой настенный календарь или переходят в разряд «напоминалок» гугловского календаря.

Главное – это своевременно обрабатывать информацию ежедневника.

Записная книжка и ее секреты

Хочу еще поделиться опытом ХРАНЕНИЯ КРАТКОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛИЯМ. Для этой цели обычно используют бумажные или – гораздо чаще теперь - электронные (телефонные) записные  книжки.

Я не советую расписывать эту информацию строго по фамилиям, располагая их по алфавиту: чья-то слишком распространенная или просто забытая фамилия в один прекрасный момент окажется не идентифицированной Вами.

Лучше разбить все списки на ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПОДГРУППЫ, например, у меня такие: университет, семья, интернет, друзья, детский сад, ремонт, такси, срочные, прочее. А внутри каждой группы можно располагать персоналии либо по фамилиям, либо по роду деятельности, если есть вероятность  не опознать человека только по фамилии.

Вот такие простые краткие советы по организации планирования и хранения оперативной информации. Все они - из собственного опыта.

Будьте собранны и организованны! а чтобы не пропустить важную информацию - подписывайтесь на новости сайта "Вкус женского успеха"!

Olga_FominaВсегда Ваша - Ольга Фомина

P.S. Посмотрите полезное видео о полезном сервисе Google:





На эту тему Вы можете почитать также:

14 комментариев

  • Какая же Вы организованная женщина! Есть чему поучиться. Я вот купила новую записную книжку, а записи из старой в нее перенести вот уж месяц собираюсь ))

    • Не организованная, а заорганизованная 🙂 Когда-то я вообще просто тонула в многочисленных записочках, листочках и стикерах… потом от них начал распухать ежедневник, а потом уже пришла к этой вот системе, причем, думаю, далеко не совершенной, тем более с учетом появления новых технологий… Но теперь я стала тратить гораздо меньше времени на саму организацию: Гугл и настенный календарь позволяют тратить меньше времени…

  • Оля, так правильно все пишите, столько полезных рекомендаций. Очень хочется все применять, тогда и продуктивность, конечно, увеличится. А сколько времени высвободится для себя любимой!!! Благодарю за супер-пост!

    • Я рада, Люба, что хоть чем-то могу быть полезной для Вас! 🙂 Но я плохо себе представляю, что освободившееся время мы будем тратить на себя: скорее всего, на то, что дорого нам и чем любим заниматься: на семью, любимое дело и т.п…

  • Спасибо, Ольга, за подробную информацию. Работа в школе с планами и дневниками настолько прочно вошла в жизнь, что уже находясь на отдыхе, все пытаюсь все свободные минутки-гаечки закрутить до крайнего значения. Того и гляди резьба сорвется. Уже дети стали оговаривать: «Мама, кипишь уже.Остынь». А что мне тогда делать? Пойду в Интернет.
    И вы правы, высвободившееся время как-то даже непривычно тратить на себя

  • Ольга! Молодец!Все четко расписала,описала. Спасибо!

  • Системы хранения информация постоянно могут пересматриваться и новенькое что-то выходит как электронные различные устройства или сервисы вроде гугла. есть еще система Битрикс 24 — там можно планировать и общаться с другими (с группой например). Лично мне сложно органайзер вести, не получается кратко писать. Привычка все записывать на листочки, которые под рукой и потом терять их. Остается только самое приоритетное в итоге, которое в голове. Видимо потому что я не деловой человек, а больше творческий.

    • Многочисленные листочки и стикеры — это классика! Я их тоже очень люблю 🙂 В ежедневнике они очень хорошо дополняют рутинную информацию: информация хорошо обрабатывается благодаря зрительному восприятию ярких листочков… так что ничего плохого в них не вижу, а для творческого человека они вообще — находка, — точное наблюдение.

  • Уже больше 18 лет дружу с компьютером. А вести дневник не научился. Так что статья как раз для меня. Спасибо!

    • Ну, навыки ведения дневников и компьютерные умения совсем не связаны друг с другом… Да и вести записи в ежедневнике, пожалуй, гораздо проще будет: 18 лет с компом «на ты» — могу Вам только позавидовать 🙂 А если пост пригодился Вам — очень рада!

  • Веду ежедневник и пользуюсь календарем гугл. Удобно, что смс приходит о напоминании… Бывает,что в ежедневник не заглянула вовремя и что-то пропустила, а гугл не забывает)))

    • Напоминалки мне тоже нравятся: даже не по причине забывчивости — они дают возможность не отвлекаться с целью контроля над ситуацией.

  • Ольга,тут на днях решил попробовать органайзер Time Master (http://time-master.ru/). Удобная штука)))) Хотя по прежнему использую и тетрадку для записей дел))))

    • Интересный органайзер, — спасибо за совет, Александр, — надо попробовать 🙂 Но без бумажных вариантов действительно неудобно 🙂

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Все права защищены © 2012-2017 Вкус женского успеха.